リマインド メール と は。 意外と知らない?リマインドメールの作法と書き方を例文で解説

「リマインド」の意味と役割|メールの件名や本文の書き方・例文

リマインド メール と は

スポンサーリンク ビジネス上では、このようにメールでのやりとりに関して利用することが多いすね。 取引様との取引や、社内での連絡メールにもよく使われています。 よく似た言葉で「リマインダー」があります。 聞き慣れた言葉と思います。 意味が似ていますが、少々違いがあるので混同しないように使い分けましょう。 それでは、リマインドの使い方、意味のご説明を致します。 メールで頻繁に使うビジネス用語「リマインド」の意味 リマインドは、英語でremindから来ています。 意味は「思い出させる」、「気づかせる」、「念を押す」と言う意味です。 しかし、日本でのビジネス上では「再確認」「念のため」と言った意味で使われています。 「後で、リマインド宜しく」と言われたら、忘れるかもしれないので、後でもう一度声かけてください、と言う意味です。 スポンサードリンク リマインドメールは、「再確認メール」と言う意味になります。 ちょっと先の、会議や日程に対して、「当日近くにもう一度お返事をお願いするメール」の意味となります。 しばらく時間がある日程では、急を要する出来事で、変更を余儀なくされることがあります。 忙しさで忘れている可能性もあります。 このような時のために、使うビジネス用語です。 リマインダーは、リマインドの名詞形です。 スマホなどのアプリで「To Doリスト」として使う言葉です。 ビジネスで使う重要なリマインドの使い方と例文 会話の中で使う時は、 「明日、この件をリマインドしてください」、再確認で教えてくださいと言うことです。 「朝起きると、母がリマインドしてくれるから助かる」、母親が今日のやるべきことを教えてくれる、と言う意味です。 改めてその旨をお知らせ申し上げます。 〜」と書き始めます。 再度、出欠確認のお返事をお願い致します。 〜」 歓迎会の出欠のお返事を再確認すると共に、歓迎会を忘れないようにそれとなく伝える時のメール文の書き始めです。 このような感じで、メールを作成すると良いでしょう。 これ以外にも、ビジネスでは重要な日程や約束のアポイントメントがあります。 そんな時にも、メールでご案内や、お電話にてリマインドすることをお勧めします。

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「リマインド」の意味は?リマインドメールの件名・書き方も例文で

リマインド メール と は

ビジネスにおいて取引先とメールでやり取りすることが多いのは、日本でも海外でも変わりません。 そんなメールのやり取りで困るのが、「相手からの返信がないとき」ではないでしょうか。 そんなときには、相手に催促をしたり、締め切りを思い出させたりする「リマインダーメール」を送りましょう。 ここではリマインダーメールの書き方について紹介していきます。 リマインダーメールとは リマインダーメールとは、「1度送った内容を思い出させるメール」のことです。 例えば、メールを送ったのに相手から返信がないことで仕事を進められないといったことがあります。 そうした場合には、返信をしてほしいという文言を加えた内容を再度送ることになります。 それがリマインダーメールです。 リマインドする際は、相手との関係を保つためにもオブラートに包んだ、温かみのある言い回しを使ってください。 丁寧な前置きフレーズ 催促するメールの場合、言い回しによっては相手の気分を害してしまうこともあります。 それを避けるために、以下に紹介する前置きのフレーズを使いましょう。 」という意味です。 「~」の部分にリマインドしたい内容を入れます。 例えば、返信がほしいということであれば、それについて入れればよいというわけです。 返信を催促するフレーズ 「さっきの前置きフレーズはどうやって使うの?」と感じている方もいらっしゃるかもしれませんので、返信を催促フレーズと合わせて紹介していきます。 ) その他にも、以下のような表現があります。 ) リマインダーメールの構成 メールを送る際に注意してほしいのは、「〇月〇日に送ったメールをご覧になりましたか?」という文面ではいけないということです。 なぜなら、このメールを受け取った相手は内容を見たかどうかにかかわらず、1度そのメールを探さなくてはいけなくなるからです。 相手のことを考えて、そのときの内容を同時に送るというのが、ビジネスパーソンの常識でしょう。 そのため、以前送ったものを催促の文章を付け加えて送るだけなので、リマインダーメールは簡単に作れます。 以下のような構成で送りましょう。 )などのように書きましょう。 ここでは返信を催促する文章を書き添えましょう。 ) このフレーズの代わりに、先ほど紹介したフレーズを使ってもOKです。 そうすれば、どの内容のことを言っているのか、何に対して返信を求められているのか把握しやすくなります。 このように相手のことを考えてメールにするとよいでしょう。 以上、リマインダーメールの書き方について紹介してきました。 取引先がメールを返信してくれないといったときなどには、これを参考にリマインダーメールを送ってみてください。

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リマインドメールの意味と文例・書き方・件名・返信は必要なのか

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リマインドメールとは?意味や必要になる時は? リマインドメールとは内容の確認を促すメール リマインドメールは内容の確認を促すものです。 催促や督促に使用されるものであると勘違いされていることもありますが、送った情報の確認を促すこと以外にも、申し込み内容の確認やお知らせメールもリマインドメールと呼ばれ使われます。 リマインドメールの意味は思い起こさせること リマインドメールを送る意味は、相手に何かを思い起こさせるためです。 何をremaindさせるのか、思い起こさせる内容はお知らせ、納期、約束、期日など様々なものがあります。 相手に確認をしてもらうだけで良いのか、返事や納品を至急求めるのかなど相手に求める行動によって書き方も変える必要があるのです。 リマインドメールが使われる場面• ・お知らせの確認• ・通知した期限や期日に関しての再通知• ・返信を求めた案件の確認、返信依頼• ・約束(日時や場所)の確認依頼• ・登録や申し込み内容についての確認依頼• ・依頼した仕事の状況確認をしたい場合• ・期限が過ぎたものの(期限が差し迫っているものの)納品依頼 リマインドメールが必要になる時はビジネス上重要案件である場合が多い リマインドメールが必要になる時は重要案件である場合が多くあります。 状況把握ができており、約束や納期が守られている場合はリマインドメールは不要です。 仕事が予定通り進んでいない場合や、重要案件の見落としや間違いを防ぐ目的で相手に確認や返信を求める際には使用すべきです。 日頃の感謝の意やお礼を述べるなどの一文の有無により、次の要件に対する印象は大きく異なります。 また、相手の状況が分からないため、終わりに相手の状況などを考慮する一文などを加えると、配慮している気持ちが伝わり好印象を得られます。 件名に「リマインドメール」や「確認依頼」と書くと、相手の状況を考慮しておらず上から目線だと相手は不快になることがあります。 件名には相手の心情に配慮した遠回しな書き方を心がけましょう。 結果や返答がない場合、あなた自身と相手との間には、要件に対する重要性や緊急性に大きな認識の差がある可能性があります。 温度差を埋めるため、具体的になぜ相手に返答や返信を求めているのかを示すことが必要なのです。 注意点として、ビジネス上では「困ってるからお願いします」というような頼み方は避けましょう。 相手の精神的な負担となり、今後の関係継続が難しくなる場合もあります。 あくまでも双方のために、相手にとってもメリットや必要性があるのだということがわかるように書くことが重要なのです。 返信をしたのに再度送りつけられたと、不快感や仕事の仕方に対しても反感を持たれてしまう危険があります。 「いつも大変お世話になっております。 前回は記載しておりませんでしたが、当日お越しいただくと〜という点について実際体感していただくことができます。 またご来場いただければ、御社にとって有益な情報を得る機会となるよう尽力させていただきます。 どうぞよろしくお願いいたします。 最後まで依頼した仕事をやり遂げてもらう必要性があり、今後のビジネス関係を維持するためにも、「ご報告願います」だけで終わらないように注意しましょう。 「いつもお世話になっております。 お忙しい中申し訳ありませんが、依頼させていただいております〇〇についてですが、状況確認をさせていただければと思いご連絡させていただきました。 依頼内容について疑問や問題点などございましたら、ご連絡いただければご状況に応じて早急に解決法を提案できればと思っております。 ご返信お待ちしております。 どうぞよろしくお願い致します。 リマインドメールの意味は大きく、要件は明確にする必要があります。 しかし何かが原因で確認ができていない場合も考えられます。 「早急に納品ください」など一方的な書き方とならないよう配慮しましょう。 「いつもお世話になっております。 ご依頼させていただいておりました〇〇についてですが、こちらで納品の確認ができておりません。 既に納品手続きを行っていただいておりましたら、大変申し訳ありませんが納品日時等詳細をご連絡いただければと思います。 何らかのご事情があり納品が遅れている場合、ご状況をご連絡いただきたいと思っております。 いつもご協力ご尽力いただいており大変感謝しております。 納品確認が早期にできることを願っております。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 今後もビジネス上取引関係があるのであれば曖昧な対応は良くありません。 会社としての対応を検討後送りましょう。 「いつもお世話になっております。 何らかのトラブルによりご確認できていない可能性があり、既にお手続きいただいている場合は大変申し訳ありませんが、ご確認させていただきたくご連絡致しました。 下記請求詳細をご確認いただき、状況についてご返信いただき、早急にご対応いただければと思っております。 お手数おかけ致しますが、どうぞよろしくお願い致します。 」 英語のリマインドメールの書き方例文とは? 英語のリマインドメールも相手の状況に配慮した書き方が必要 英語でもビジネス上の柔らかな言い回しが存在します。 海外の相手との関係性は納期などの考え方に温度差があることも多く、こちらの意図は明確に伝えるべきです。 しかし相手の状況を配慮した一文を加えることがリマインドメールのスムーズな返信を得る鍵になります。 (督促の際の書き出し)This is a friendly reminder that the document we requested in my e-mail of date. (最新情報の通知)The following is intended to update on recent events of products. 商品、納品物、返答などが確認できないことをオブラートに伝える)As of today, unfortunately we haven't received products your answer, documents that we requested ordered on date ビジネスで使う英語のリマインドメールの締めの書き方と例文 返答を求めているのか、状況確認をしたいのか、連絡をした理由と求めている内容を明確に示した後、「何かあれば喜んでご協力いたします。 」「あなたの迅速な対応をお待ちしております」「何かあればいつでもご相談下さい」など相手の状況や気持ちに配慮した一文を最後に加えると非常にスムーズなやりとりが可能になります。 「I would be pleased to be any further assistance to you. 」「I would be grateful to help you if you need more information or clarification. 」返答を求めた場合「I look forward to hearing from you soon. 」「Your cooperation in this respect would be greatly appreciated. 」 リマインドメールへの返信の書き方例文とは? ビジネスで使うリマインドメールへの返信に曖昧な理由は不要 リマインドメールへの返信をする際、曖昧な理由を記載することは相手を不快にさせ、信頼を失うことに繋がります。 何らかが原因で納期や工程が遅れている場合、その理由と現状、今後の予定について記載しましょう。 解決するために努力していることや考慮していることがあればそれらも記載し、可能な限り早く返信すべきです。 リマインドメールへの返信の書き方例文 リマインドメールを受ける側である場合、案内やお知らせには返信の必要はありません。 ビジネス上の約束は変更有無に関わらず返信をしましょう。 しかし、督促や状況確認の場合は例文を参考にできるだけ詳細に理由を記載し、理解を得られるよう努めましょう。 (納品遅れや請求期限が切れ)「ご連絡いただきありがとうございます。 〜の過程でトラブルが起こっている可能性を現在調査中です。 返答にしばらくお時間をいただく可能性もございますが、可能な限り早急な解決を目指して対応しております。 分かり次第再度ご連絡をさせていただきます。 どうぞご理解いただきますようお願い致します。 」 リマインドメールを活用してトラブルを未然に防ごう! リマインドメールを活用する意味とは、予定の急な変更回避や、状況把握を的確に行うためのビジネスツールになり得ることです。 相手へリマインドメールを送ることで、報告や連絡の必要性を認識を促すことができ、互いにストレスを減らすこともできます。 返信をする際にも的確に相手の状況を考慮して対応しましょう。 ビジネス上では要件や仕事の内容を記載しなければいけないことばかりに気を取られ、相手を思いやる一文が抜けてしまうことがあります。 その一文で良好な関係を築くことができます。 ビジネスメールで使える相手への感謝の伝え方が紹介されていますのでぜひ参考にしてみてください。

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