送り状 社内。 ビジネス文書の書き方

社内便で同封する手紙、これで宜しいでしょうか?

送り状 社内

これを送付状・送信状・送り状などと言います。 ほかのビジネス文書と同様に、 FAXの際にもいきなり本編の書類を送ることはせず、送付状(もしくは送信状・送り状)を送るのがマナーです。 FAXの場合は送信票と呼ばれる場合もあります。 この FAX送付状(送信状・送り状・送信票)はただ書けばいいというものではなく、相手に失礼のないようビジネス文書のマナーに則って書くのが肝要です。 後程例文やテンプレートを紹介しますので、そちらも参照してください。 「送付者」「宛先」が一目で確認でき、誤送信リスクを緩和すること• 「送付書類の内訳」が一目で確認できること 一つ目の効果「誤送信リスクの緩和」ですが、FAXは誤送信をすると直ちに書類が想定外の送付先の目に触れてしまいますので、パスワードで添付ファイルをロックできる メールと違い情報漏洩のリスクが高いのです。 FAXはEメールと手紙の中間的な性質を持つ文書送付ツールですが、どちらかというと手紙同様「テンプレート」をしっかり遵守することがビジネスマナーとなっているツールです。 メールは社内はもちろん、たとえ社外でもやり取りが多くなってくると多少構成がアバウトでも問題ない、むしろ迅速なコミュニケーションのためにその方がかえって好まれるシーンもありますが、FAXはあくまで書き方のテンプレートを守ることを求められます。 構成は先ほどの記載順序をしっかり守ることが肝要ですし、本文については、一般的には「手紙」の本文のマナーや書き方を習うのが基本スタイルです。 番号は先ほど書き方の項で説明した番号と合わせております。 平素は格別のご高配を賜り、誠に感謝申し上げます。 さて、この度は下記の通りFAXにて書類をご送付いたしますので、 ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。 ここでは見積書をFAXした場合を想定しています。 平素は格別のご高配を賜り、誠に感謝申し上げます。 さて、この度は貴社プロジェクトに掛かるシステム開発につきまして、 下記の通りFAXにて書類をご送付いたしますので、 ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 記 ・お見積書本紙 1 ・お見積もりにおける作業工数前提 1 ・お見積もりにかかる各単価計算書 1 以上 一点細かいところで留意する点は、本文の冒頭あいさつにおいて「ますますご清祥~」のところですが、 対企業の場合は「ますますご盛栄~」とすることも可能ですが、個人向けの場合はこの表現は不適切です。 ご盛栄は商売繁盛を意味します。 社長であればOKのようにも思えますが、 一般的には企業相手に用いる表現であるため、留意が必要です。 個人宛同様、先ほど書き方の項で説明した番号と合わせております。 平素は格別のご高配を賜り、誠に感謝申し上げます。 さて、この度は先貴社プロジェクトにて大変お世話になりました。 下記の通りFAXにてお手数料の請求書についてご送付申し上げます。 ご査収と共に、ご対応の程、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 記 ・お手数料請求書 1 以上 文例は手数料請求書ですが、手数料の授受は会社対会社で行うものなので、こちらは送信者も「会社・部署名」のみとしました。 また、先にも説明した通り、こちらではあいさつ文に「盛栄」を用いました。 手数料請求というビジネス上のお金のやり取りであることも鑑みて「盛栄」を選択しました。 このように 状況や送信する内容を鑑みて、言葉選びや送信者を個人とするか会社とするかを選択するのも大事なビジネスマナーです。 FAXの受信時・送信時のビジネスマナー 送付状自体のマナーについてはここまで詳細に説明しましたが、ここではFAXの送信・受信自体のビジネスマナーについて説明します。 会社の送付ガイドラインを遵守する FAXについてはパスワード設定ができない、システムで誤送信を防ぐ手立てがない、等の理由から誤送信リスクが高い送付方法と認識されている企業が多いです。 従って、FAXの送付時には送付方法に細かいルールが定められていることが一般的です。 もちろん詳細なルールは会社ごと異なりますが、例えば、以下のようなルールが定められています。 送付する前に必ず電話連絡を入れる・送付後に到着確認をする• 送付先の電話番号は予めFAXの電話帳機能で登録しておく• 送付する際は別のもの一名と確認しながら送付する これらはいずれも会社の送付ルール事例として見られるものです。 特にFAXを送付する機会が少ない方は、こうしたルールを知らずに、いつの間にかルール違反を犯していた、なんてことにならないように 自社の送付ルールを事前に確認し、敢行しましょう。 事前に電話連絡する また、送付状本体のマナーというよりはFAXを送付するときのマナーですが、 必ず事前に電話連絡するようにします。 突然FAXしてしまうのはそもそも失礼ですし、同じ会社でも別の者が受け取る等して、直ちに送付対象者に書類がいきわたらないリスクがありますので、事前連絡し準備しておいてもらうことで、そうしたリスクを回避できます。 また必ず事前連絡することで、FAXで誤送信した場合も受信者が書類が来ないことに気づき連絡をしてもらえるため、速やかに誤送信に気づける可能性が高まります。 例え、FAXの依頼内容、質問内容などの回答や成果物を直ちに用意することが難しかったとしても、受け取った事実を必ず電話かメールにて連絡します。 (一般的には電話の方が望ましいです) 送信者はFAXが適切に送信されたかどうか気にかけておりますので、書類を適切に受け取ったら、必ずすぐに連絡するようにすることがビジネスマナーです。 その背景にはFAXが「手紙に近いもの」という意識や「Eメールより誤送信リスクが高いもの」という考え方が背景にあります。 Eメールの発達によりFAXの送信機会はかつてより減少しておりますが、その分、FAX送付におけるビジネスマナーがおろそかになりがちなので注意が必要です。 キャリアアップのために転職をお考えの方は、こちらの記事をご覧ください。

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社内文書の書き方(ビジネス文書)

送り状 社内

報告・届け出 社内文書には、社内の下部の者が上部の者に対して、報告・届け出するための文書があります。 具体的には、出張や調査のあとに提出する報告書、休職願や退職願、結婚届などの届け出書、業務改善などを提案する提案書があります。 報告書や届け出書は提出期限が設定されていることが多いので、期限に注意して早めに提出するよう心がけます。 連絡 社内文書には、業務する上で必要な連絡事項を広く伝え連絡するための文書があります。 具体的には、会議や講習会などがあることを通知する通知書、執筆やアンケートを頼む依頼書、社員の慶弔や人事異動を知らせる回覧文、不在中の電話や来客を知らせる伝言メモなどがあります。 記録 社内文書には、会議の内容や集計されたデータを記録しておくための文書があります。 具体的には、会議が行われた際に会議の内容や、決定事項を記録しておく議事録、人事異動を記録する人事録、営業や販売に関するデータを記録しておく集計データなどがあります。 箇所別の社内文書の書き方は? 社内文書に文書番号を付けるルールがある場合は、社内ルールに従い番号を文書の右上に表記します。 その下に文書を発信する日付を記します。 文書を作成した日ではなく、発信する日なので注意しましょう。 宛名 文書の左側に左寄せで、相手の所属部署、職名を書き、氏名に様や殿といった敬称を付けて書きます。 その下に右寄せで、自分の所属部署、職名、氏名を書きます。 印が必要な場合は捺印します。 本文 まず件名を記します。 主文は「拝啓」などの頭語や季節の挨拶を入れずにすぐ本題に入ります。 敬語はです、ます程度にとどめ、簡潔な文体で記します。 重要な点はわかりやすく箇条書きにする、数字を入れる場合は何度も確認をする、わかりにくい場合は添付文書やグラフ・図を付けるなど、正確な情報をわかりやすく伝えるようにします。 付記 追記したいことがある場合は記入し、締めの文などは入れずに、末尾は「以上」で簡潔に終わります。 書類によっては最後に所属部署、担当者名、内線番号などの連絡先を記入することがあります。 お願い 社内で協力をお願いする際の社内文書の例文は、以下のようになります。 例文:お疲れ様です。 来週の定例会議で発表する資料が完成いたしましたので、部長にご意見を頂きたくご連絡いたしました。 お忙しいところ恐縮ですが、添付ファイルに一度お目通し頂き、率直なご意見をお伺いできましたら幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 依頼 社内で依頼する際の社内文書の例文は、以下のようになります。 例文:このたび下記日程にて、開発部で開発している新商品のパッケージについて、アンケート調査を実施したいと思います。 下記の期間、会議室にてパッケージの異なる新商品を展示し、アンケート用紙にお答え頂きます。 多くの社員のご協力をお待ちしております。 以下日程、場所、問い合わせ先 案内 社内で案内を配布する際の社内文書の例文は、以下のようになります。 例文:「忘年会のお知らせ」本年も残すところわずかとなってまいりました。 つきましては一年を振り返り、社員の親睦を深めるために下記日程で忘年会を開催したいと思います。 どうぞ皆様ふるってご参加ください。 以下日程、場所、会費、幹事の名前と連絡先 社内文書の送付状の書き方は? 送付状とは、送付物を送る際に中身の内容について説明する文書です。 社内の相手に送付状を送る場合はどのようにすれば良いのでしょうか。 社内の相手に送付状を送る場合、送付物の名称と種類、個数を明確に表記します。 また、連絡先として自分の名前と電話番号などを必ず記載しておきましょう。 例文:本日、以下の書類を同封させて頂きましたので、よろしくご査収いただきますようお願い申し上げます。 以下、書類の名称と部数、連絡先 社内文書の管理方法は? 多くの種類がある社内文書を、分かりやすく適切に管理するにはどうすれば良いのでしょうか。 社内文書の管理方法には大きく分けて二種類あり、紙をファイルして保存する方法と、データ化して保存する方法があります。 紙をファイルして保存 紙をファイルして保存するには、まとめてクリアファイルに入れる方法、それを箱型のボックスファイルにいれる方法、バインダーで綴じる方法などがあります。 どの方法も形式を統一して、誰が見てもどこに何が入っているかわかるように、背表紙やインデックスに名称を記入することが重要です。 データ化して保存 データ化して保存する方法は、紙の文書をパソコンに取り込む手間がかかりますが、紙の場合に比べて文書の保存場所を大幅に減らすことができます。 また、データ化すれば社内文書の検索性や共有性にも優れたものになります。 データ化して保存する場合は、どのデータがどこにあるか誰にでもわかるように、ファイル・フォルダ名の付け方を社内で統一して、一貫性のあるわかりやすい名称にすることが大切です。 相手別社内文書の書き方は? 上司宛に社内文書を書く場合、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか。 ここでは相手別に社内文書の書き方をご紹介します。 本文は簡潔にまとめること、「お忙しいところ恐縮ですが」「急な申し出で恐れ入りますが」など、相手を配慮する文を添えることが大切です。 また「お疲れ様です」はOKですが、「ご苦労様です」は目上から目下の人に使う言葉なので、使用しないようにします。 上司が忙しそうな場合は、「来週水曜の会議でこの件について話したいため、来週火曜までにご返信いただければ幸いです」など、返信の期限を明確に伝えましょう。 社内文書の書き方を覚えて仕事で活用しよう.

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社内文書の書き方(ビジネス文書)

送り状 社内

送付状の役割とは ビジネスの場で書類を送る時は、送る書類だけでなく、送付状も付ける必要があります。 マナー違反をしないように、送付状はどのような時に、何のために必要なのかを知っておきましょう。 相手に中身を知らせる 送付状の目的は、送る相手に何を送ったのか中身を知らせるためにあります。 どんな書類を何枚送ったのか分かりやすくすることで、受け取る側も迷いなく受領することができます。 送付状を送るのはビジネスマナー 送付状を付けなかった場合、受け取る側としては必要なものを全て受け取れているのか、すぐに確認することができません。 書類なら、どんな書類が何枚なのかを送付状で分かりやすく明記することで、必要なものを全て受け取ったと分かりやすくなります。 送付状が付いていなかったり、送付状に記載する情報が不足していると、相手を困らせることになってしまいます。 送付状があると受け手も助かる 送付状で何を送ったのかを箇条書きで記しておくことで、受け手としても分かりやすくなります。 書類を確認して連絡が必要になった時のために、 差出人の連絡先が記載されていると、何かあったときでも安心です。 関連相談• 社内へ送る送付状の基本的な書き方とは 送付状の基本的な書き方について解説します。 宛名・発信者について 宛名や発信者は、 日付の下は左詰めで宛先を、それに続いて右詰めで差出人を記載します。 宛先の会社名や名前を間違えるのは大変失礼になりますので、名刺などを見て間違いの無いように書きましょう。 挨拶文について(拝啓・お疲れ様です等) 挨拶文は、社外宛の場合は拝啓からはじめて、敬具で締めます。 挨拶文は、「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 」など決まり文句を使いましょう。 社内宛の場合は、「お疲れ様です」などフランクな文面でもよいでしょう。 送る書類・物の書き方 送る書類は箇条書きで記載します。 書類名を書き始める前に「記」と書き、書き終わったら「以上」を入れます。 以下のように記載しましょう。 記 1. 【状況別】すぐ使える送付状のテンプレート 実際にすぐに使える送付状のテンプレートを紹介します。 書類を送る場合 以下は書類を送る場合の送付状のテンプレートです。 早速ではございますが、下記のとおりご送付いたしましたので、ご査収いただきますよう、宜しくお願い申し上げます。 敬具 記 1. たとえば、感謝の気持ちを込めて品物を送る場合は、何を送ったかの説明に加えて挨拶文をつけておくようにしましょう。 文面としては以下のようになります。 ささやかではございますが、ぜひご活用いただければ幸いです。 それでは、貴社の更なるご発展をお祈り申し上げます。 今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。 faxで送る場合 faxでビジネスの文書を送る場合も送付状をつけます。 faxの場合は送信状と呼ぶことが多いですが、内容は同じものです。 faxの場合は送信状を1枚目に送り、送信状に何枚送ったかを書いておきます。 そうすることで受信する側も何枚受け取ればよいのかが分かりやすくなります。 関連相談• 送付状について覚えておきたいこと 送付状を送るときに覚えておくと便利なことをいくつか紹介します。 送付状のテンプレートはネットでも入手できる ビジネスで使う送付状は一般的な型が決まっていますので、ネットでテンプレートを入手できます。 文章量も多くありませんので、テンプレートをちょっと書き換えるだけですぐに完成させることができます。 親しい仲なら少しアレンジしても良いでしょう 社内でよく知った相手に送るときなど、親しい仲の場合なら、堅苦しくならないように少しアレンジするのもよいでしょう。 送付状の基本はおさえた上で、堅苦しい挨拶文はなしにしてフランクにしても問題ありません。 状況によっては手書きもアリ 社内の親しい相手に送ったり、社外でも親しい間柄の相手に送るなら手書きで作成するのもよいでしょう。 パソコンで作って印刷したものは堅苦しい印象になることもありますので、手書きにすることでフランクな印象になります。 ビジネスの書面ということを忘れずに丁寧な文面にしつつ、手書きで出すのもひとつの方法です。

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